Кто выписывает путевые листы при аренде автомобиля. Когда нужно оформлять путевой лист на арендованную машину
Наши арендаторы иногда спрашивают, есть ли необходимость выписывать путевой лист на сотрудников компании? Мы советуем это делать по двум причинам: экономическая выгода и требования ПДД. Рассмотрим вначале вопрос экономической выгоды.
Путевой лист является первичный документом, который необходим арендатору для обоснования расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля. То есть такой документ подтверждает, что арендованный автомобиль использовался именно для рабочих целей. Благодаря чему возможно отнесение затрат на себестоимость по следующим статьям: ГСМ, затраты на мойку автомобиля, парковку, проезд по платным трассам. Если автомобилями компании управляют штатные водители, то у налоговой инспекции не будет оснований сомневаться и в обоснованности затрат компании на фонд заработной платы водителей. Таким образом, ведение путевых листов позволяет сократить налогооблагаемую базу юридического лица.
Однако важно не только правильно заполнять путевые листы. На основании п.17 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов.
Кроме этого, любой руководитель предприятия хочет контролировать затраты компании, и путевой лист идеально подходит для этой задачи. Путевой лист легкового автомобиля (Типовая форма №3, утверждённая постановлением Госкомстата России), содержит полную информацию о поездке: пробег, расход топлива, маршрут, дата и время поездки. Благодаря чему можно в любой момент проверить, было ли целевым использование каждого арендованного автомобиля.
Уточним, что при использовании услуги «аренде автомобилей без экипажа», ООО «СП БИЗНЕС КАР» не выдает путевые листы, на автомобили, предоставляемые в аренду. Путевые листы выдаются организацией-арендатором от своего имени для учета и контроля работы транспортного средства, водителя и подтверждения производственной направленности расходов организации на горюче-смазочные материалы и прочие расходы.
Таким образом, экономия средств компании - это одна из причин вести путевые листы при аренде автомобилей юридическими лицами. Руководство компании самостоятельно принимает решение о целесообразности, оценив трудозатраты на ведение путевых листов и сравнив их с возможной выгодой. Очевидно, выбор в пользу ведения путевых листов выгоден при долгосрочной аренде и/или при аренде нескольких автомобилей одновременно.
С точки зрения оптимизации налогообложения это право, но не обязанность арендатора… Однако есть другая причина вести путевые листы — требование транспортного законодательства, которое в отдельных случаях не оставляет выбора юридическому лицу. Об этом в следующей статье.
Достаточно часто сотрудники бухгалтерий предприятий интересуются вопросом: требуется ли путевой лист на машину, взятую в аренду? Ведь со своими, штатными автомобилями всё понятно, все правила ведения учёта расписаны.
Рассмотрим для этого четыре ситуации:
- частное лицо арендует авто у частного лица;
- машину арендует частное лицо у юридического в личных целях;
- транспортное средство берёт напрокат компания у другой компании;
- фирма арендует автомобиль у собственного сотрудника.
Если договор аренды заключается между двумя частными лицами, и они обходятся просто доверенностью на вождение автомобиля, то никаких путевок, естественно, нужно не будет. Но только в той ситуации, когда машина берётся человеком для поездок по личным делам. Если же машину берёт сотрудник компании для поездок в рабочих целях, то тогда целесообразнее заключить договор не между сотрудником и его приятелем, а сделать это от имени конторы.
Вторая ситуация, когда частное лицо берёт машину, допустим, для турпоездки в другой город, тоже не требует путевки. В договоре можно только отметить цель аренды автомобиля.
Когда арендатор – юридическое лицо
Когда авто берётся у владельца, являющегося юрлицом, в служебных целях, то вопроса, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль, не возникает. Ведь предприятие тратится не только на саму аренду, но и на бензин и прочие ГСМ. Каждая из этих затрат должна быть экономически обоснована, иначе к этому может придраться при проверке налоговый инспектор. Любой расход предприятия должен быть направлен на получение дохода, чтобы его можно было учесть в целях уменьшения налогооблагаемой базы.
Документ, который подтвердит расходы компании на топливо, как раз и есть путевой лист. Поэтому не столь важно, кто является хозяином автомобиля: если расходы понесены из средств предприятия, то правильно отразить их в налоговом отчёте поможет именно путевка.
Но что делать, если начальство кому-то из своих сотрудников говорит: «Сгоняй на вокзал за командированным к нам сотрудником и забери его багаж»? А потом точно так же просит привезти канцтовары, потому что грузовик компании в ремонте, и, наконец, требует развезти по всем контрагентам в Северной столице новогодние презенты! А какие могут быть пробки в мегаполисе, и сколько в них сгорает бензина, хорошо представляет любой водитель.
Естественно, сотрудник возьмётся за поручение, попросив оплатить ему бензин. Поэтому автоматически получается, что его личная машина в аренде, но нужен ли путевой лист? В этой ситуации нужен не только путевой лист, но и договор аренды автомобиля фирмой у частного лица.
Сам по себе договор аренды тоже ничего не даст, потому что налоговые органы посчитают эту аренду нецелевым расходованием средств.
Когда можно не оформлять путевой лист
Если нет времени возиться со всеми этими бумагами, а потом скрупулёзно вписывать все расходы в бухгалтерскую отчётность, то тогда хозяину конторы проще выплатить вознаграждение и оплатить расходы на бензин и прочие затраты из собственных средств.
Ведь налоговому инспектору не докажешь, что новогодние презенты контрагентам, а тем более – их своевременная доставка, помогают предприятию получить прибыль. Все понимают, что это так, что хороший психологический климат помогает заключению дальнейших сделок, только вот налоговики могут посчитать это недостаточным основанием. Следовательно и затраты порекомендуют отнести на какие-нибудь хозяйственные или прочие расходы. И хорошо, если ещё не начислят предприятию штраф.
Подскажите, а есть пример как правильно должен быть оформлен путевой лист, с учетом того что рабочий день 8 часов. Может есть у кого пример, ото у нас были раньше заполнены по одному примеру, а сейчас в Гаи говорят, что есть ошибки. А вот как правильно ни кто не говорит, помогите разобраться, очень хотелось бы посмотреть примеры.
Подскажите, а есть пример как правильно должен быть оформлен путевой лист, с учетом того что рабочий день 8 часов.
Как хотите, так и заполняйте. 152-й приказ определяет только те реквизиты, которые должны присутствовать обязательно. Всё лишнее можно тупо убрать. Время, чтобы не заморачиваться, ставите не более 9-и часов с обедом, т.к. тут возникает ещё плюс один "подпольный" час - время подготовительно-заключительных работ. Скиньте свой лист мне на почту, а я поправлю.
Сразу вопрос. Вам положено выписывать листы? Вы организация перевозчик? Если нет - то путёвка Ваш внутренний документ, как хочу, так и рисую.сейчас в Гаи говорят, что есть ошибки.
Здравствуйте.
Помогите пожалуйста советом. Ситуация следующая:
Есть юр.лицо, которое является собственником грузового ТС. Заключаем долгосрочный договор с ИП (водитель) для перевозки грузов на этом ТС. В день может совершать до 5 рейсов. Вопросы такие:
1) Кто оформляет путевые листы, юр.лицо или ИП? И по какой форме должен быть путевой лист?
2) Допустим грузоподъёмность авто 3 Т, а в день он должен перевезти 6 Т. Должно ли где-то в путевом листе отражаться, что этот объём он везёт двумя рейсами?
3) Можно ли организовать такую схему - выписать путевой лист на 1 месяц, в графах где указывается маршрут проставить отметку - "Согласно маршрутному листу" и выдавать на каждый день водителю маршрутный лист с адресами всех?
4) В штате юр.лица есть ответственный по транспорту, может ли он ставить свою отметку в путевом листе? Так же у юр.лица имеется заключенный договор с мед.организацией, их отметка имеет место быть?
Заранее спасибо за ответы.
Здравствуйте.
Помогите пожалуйста советом.
Заранее спасибо за ответы.
Вопросов много, устанешь отвечать. Если кратко. Транспорт - собственность организации, которая перемещает своё имущество (грузы) для собственных нужд. Водитель, он же ИП - обычный водитель, только отношения с ним оформлены таким образом. Если есть желание, то можете выписывать путевой лист. Ваша организация, как я понял, не осуществляет такой вид деятельно, как оказание услуг по перевозке грузов. Поэтому путевой лист не обязателен. Тем-более не нужны никакие накладные, кроме как при перевозке леса и сыпучих материалов. И то, тут применяются другие нормы законодательства. Проще - показать, что Вы не украли груз. В остальных случаях - презумпция невиновности. Пусть доказывают, что Вы стырили. Также, согласно ч.1 ст.20 проводить предрейсовый осмотр такая организация не обязана. Медик нужен, т.к. это требование обязательно. Если нет путёвки, то подтверждение прохождения пусть ищут в журнале у медика.
О правильном оформлении путёвки, если есть желание её выписывать, читайте 152-й приказ Минтранса.
Самое интересное будет после. Господа гаишники почти поголовно не читают приказы. И свято верят, что если у тебя в кузове мешок со скрепками, перевозимый из своих складов и офисов, то это уже коммерческая перевозка грузов. Огорчает и массовое наличие подобных "умных" судей. Помните, где живёте. Практически так и осталось по-понятиям.
Добрый день!
Нужен ли мне путевой лист если я езжу на легковом автомобиле организации, который мне предоставлен в пользование круглосуточно?
При себе есть доверенность и договор использования транспортного средства, где указано, что я использую автомобиль для выполнения должностных обязанностей (нет указания, что это НЕ перевозки грузов/пассажиров).
Могу ли я перевозить в автомобиле родственников/коллег/друзей или различные товары или материалы (как для рабочих, так и для личных целей)? И должен ли я доказывать инспектору ДПС, что я не занимаюсь коммерческими перевозками (что является поводом для обязательного наличия путевого листа)?
Все почитал. Мне не понятна одна штука: какая разница для сотрудника ДПС, когда я везу старый диван, холодильник и шкаф себе на дачу, на 200 км., как физическое лицо, или на те же 200 км., я везу с накладными как ИП на своей газели, которая зарегистрирована на меня, как на физ. лицо, 4 полеты кабеля к примеру? Когда я везу диван для себя я менее опасен на дороге?))) Каким образом медсестра, поставившая штамп в 6,00 утра, проверившая давление, 120/80, может отвечать за то, что у меня в 12,00 случился сердечный приступ, или я по своей тупости набухался в 13,00???)) У меня, к примеру система налогообложения ЕНВД, зачем мне путевой лист? Меня остановили, где путевка? Зачем вам путевка инспектор, у меня ЕНВД, налоги я плачу фиксированные, ни чего не скрываю, я ИП? Что происходит, что за бред?
Ты сам ответил - бред. Тупость и палочная система. Правовое государство только по новостным каналам.
Илья-60, Поддерживаю вопрос.
По-закону, по крайней мере до 21 декабря т.г. ничего не нужно. "По-понятиям" - очень нужен путевой со всеми вытекающими. Дело в том, что гаишники законов не читают. Суды полностью на стороне госорганов.
Возможен ли следующий порядок объяснений сотруднику ГИБДД:
Я управляю автомобилем принадлежащем организации, на меня, как на физ. лицо, выписана доверенность на право управления. Соответственно по доверенности автомобилем управляет физ. лицо, а не сотрудник организации. К физ. лицам не применим перечень документов применимый к водителям юр. лиц.
Вроде все в рамках логики и закона, возможно такое?
Ключевая фраза "автомобилем принадлежащем организации ". Вдальнейшем всё зависит от того, на кого нарвёшься. Чтобы было понятно, в настоящее время путевой лист нужен исключительно для юрлиц и ИП, и только в тех случаях, когда они занимаются перевозкой грузов и пассажиров. И "перевозка" понимается по ГК РФ и Уставу автотранспорта, проще: в ОКВЭД должен быть прописан вид деятельности, как оказание услуг по перевозке. Плюс должны быть документы, подтверждающие перевозку (накладные, билеты, договор и т.п.). В остальных случаях это уже не перевозка, а перемещение грузов и людей для обеспечения собственных нужд организации. Но необразованные гаишники этого не понимают, они читают определение из ПДД. Но ПДД описывает эти случаи как процесс, но не как деятельность. В этом и разница.
Думаю, что ты всё понял. А вот теперь попробуй это всё доказать гаишнику, трудоустроенному по объявлению.
У мировых судов хватает наглости отменять международные договоры РФ. Если будет интересно, выложу краткую выписку из моего обжалования по ДОПОГ, когда мировая судья положила даже на положение ДОПОГ, указания самого Минтранса и ГИБДД РФ, и удовлетворила прихоти безграмотного инспектора УГАДН.
Добрый вечер, если контролер не пропустил автомобиль в рейс по техническим неисправностям, а водитель уехал без подписи контролера, отвечает ли контролер что водитель выехал в рейс?
Руслан , здравствуйте.
Контролер не несет ответственности, т.к. он не выпускал автомобиль в рейс.
Удачи на дорогах!
Читаю и офигеваю. Так всё обыденно, как-будто и должно так быть. "Контролёр выпустил"... А то, что выпуск должны делать только перевозчики, как-то забывается. Сами себе геморой находим?
Михаил-188
Здравствуйте! Поясните пожалуйста как быть с отметками медработника и контроллера если машина остается на ночь у водителя дома, и пройти с утра врача и контроллера можно только при прибытии на работу?
Всем добрый день!
Сейчас очень популярна тема Каршеринга в которой нет ни путевых листов, ни отметок медика и контроллера, а используется договор аренды.
Правильно ли я понимаю, что если у водителя (т.е. физ.лица) есть договор аренды на управляемое транспортное средство, то ему не нужен путевой лист со всеми вытекающими?
Михаил , здравствуйте.
Возможны 2 варианта. Либо оставлять автомобиль в организации, либо проходить осмотр и контроль до выезда, а лишь затем ехать на работу.
Удачи на дорогах!
Илья , здравствуйте.
А чего именно Вы хотите добиться в данном случае? Например, если человек работает водителем, то ему в любом случае нужно проходить предрейсовый медицинский осмотр.
Добрый день. Путевой выписывается на срок не более 1 месяца, как поступать в ситуации, если водитель в рейсе, а срок действия путевого истек?
Добрый день, Максим!
В моем случае "водитель", это не профессия. Это торговый представитель, у которого в пользовании есть автомобиль организации, но т.к. он разъездной, то проходить ежедневно медика и механика нет возможности. Хочу найти правильную формулу, как для ГИБДД, так и для налоговой (но об этом не здесь).
Мой вопрос в том, можно ли организации предоставить авто сотруднику в аренду и отпадет ли при этом необходимость путевых листов, как при каршеринге?
Laffi , здравствуйте.
Не совсем понятно, почему произошло расхождение длительности маршрута и путевого листа.
В общем случае если путевой лист закончился, то следует оформить новый.
Удачи на дорогах!
Илья , здравствуйте.
Если автомобиль используйте человеком только для передвижения (он не перевозит пассажиров и грузы), то можно оформить договор аренды. В этом случае машина будет использоваться как личная, т.е. не потребуются медицинские осмотры и технический контроль.
Удачи на дорогах!
Доброго времени суток! вопрос такой, грузоперевозки,Автомобиль оформлен на моего отца как на физ лицо, работать на нем буду непосредственно я, у отца и у меня есть ИП, кого конкретно прописывать в реквизитах в оформлении путевого листа? как я понимаю мне необходимо будет оформить между мной и отцом договор аренды ТС?
Далее, из курсов пройденной программы обучения на специалиста ОБДД,Контролера и Диспетчера (имею дипломы) точно помню слова преподавателя,что диспетчер для самого себя Путевой лист выписать не может!, как быть в данной ситуации??? как контролер и как водитель в графах я могу расписаться, а вот в поле для Диспетчера как быть?
Костя , здравствуйте.
1. Если Вы будете заниматься грузоперевозками для своего ИП, то следует указывать в путевом листе Вас. Вы можете оформить договор аренды автомобиля, чтобы исключить возможные вопросы.
2. Обязательные реквизиты путевого листа перечислены на . Подпись диспетчера не является обязательной в путевом листе, данное поле можно убрать из бланка.
Удачи на дорогах!
Александр-731
Добрый день! Я ИП, перевозка пассажиров легковым такси. Как быть с путевым листом. Я должен его сам себе выписывать? А также медосмотр и техническое состояние автомобиля проставлять? Или как быть в данном случае и на какой период я могу выписывать путевой лист, если все-таки это надо делать? Спасибл
Александр , здравствуйте.
При работе в такси путевой лист является обязательным. Оформить его Вы можете самостоятельно. Вы можете проводить самостоятельно, если у Вас есть соответствующее образование. Медицинский осмотр следует проходить у врача.
Путевой лист может быть выписан на срок до месяца.
Удачи на дорогах!
Виталий-124
Добрый день, подскажите, если собственик авто "камаз или другой вид грузового транспорта" физ лицо, везет груз в прицепе, работая на юр. лицо, Груз принадлежит юр. лицу. Водителю выдан путевой лист, пройден мед осмотр, но сотрудки ДПС выписывают штраф за недействительный путевой лист ссылаясь на то что "Отсутствует ТО на прицеп" следовательно мастер не имел право выписать путевой лист. Правомерны ли действия сотрудника ДПС. ТО на тягач имеется вместе с полисом осаго
У меня ип, грузоперевозки,нужен ли путевой лист,если да,то могу ли ставить сам печать и отметку о мед осмотре и тех осмотре в нём?
Виктор-124
"Виталий-124" , Максим . Из сообщения сложно понять за что конкретно наложен штраф и на кого.
Ген. директор ООО «АУДИТ-СТД»,
НП «Аудиторская Ассоциация Содружество»
При аренде автомобиля у сотрудника заключается договор аренды. Отношения сторон при аренде транспортных средств регулируются п. 3 гл. 34 ГК РФ и могут строиться по одному из двух вариантов:
Организации нужен только автомобиль. При этом в штате уже есть водитель, либо сотрудник, для которого арендуют автомобиль. В такой ситуации следует заключать договор аренды автомобиля без экипажа. По нему сотрудник передает организации право использовать его автомобиль, но не оказывает никаких возмездных услуг, связанных с его управлением.
Если аренда автомобиля осуществляется в производственных целях, целесообразно в договоре предусмотреть, все расходы арендатора, связанные с его содержанием (включая ремонт и страхование). Таким
образом, арендатор сможет при наличии правильно оформленных документов выше указанные расходы и расходы по эксплуатации (стоимость бензина, масла и т. п.) учесть при расчете налога на прибыль.
Так, арендная плата списывается по пп. 10 п. 1
ст. 264 НК РФ, стоимость ремонта машины - по п. 2
ст. 260 НК РФ, расходы на ГСМ - по пп. 11 п. 1
ст. 264 НК РФ, сумма страхования - по пп. 1 п. 1 и п. 2
ст. 263 НК РФ.
Но для того, чтобы все перечисленные расходы можно было учесть при расчете налога на прибыль, необходимо выполнить требования ст. 252 НК РФ: затраты должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и понесены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Остановимся подробнее на документальном подтверждении расходов, так как расходы признаются документально подтвержденными, если они оформлены в соответствии с законодательством РФ, то есть по правилам бухгалтерского учета. Согласно ст. 9 ФЗ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» к бухучету принимаются документы, составленные по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. А документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ. Одним из документов, подтверждающих расходы, является путевой лист. Он подтвердит сумму расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ). Формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78. Все реквизиты путевого листа, включая расход бензина исходя из марки топлива, должны быть заполнены правильно. Иначе данные о расходовании ГСМ будут искажены.
Если организация не оказывает транспортных услуг на постоянной основе, в ее штате нет должности водителя и сотрудники используют автомобили согласно должностным инструкциям в служебных целя - в этом случае можно разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на ГСМ. В нем должны быть все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ. Главное, зафиксировать форму такого документа в учетной политике. Путевой лист можно составлять один раз в месяц, если такая периодичность позволит организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ.
Таким образом, затраты на техническое обслуживание арендованного у сотрудника автомобиля, текущий ремонт, а также затраты на приобретение ГСМ исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода ГСМ в производственных целях и стоимости его приобретения) могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль.
Стоимость аренды автомобиля у физического лица без НДС, так как гражданин не является плательщиком этого налога. Следовательно, вопрос о возмещении НДС отпадает сам собой.
Арендатор, являясь налоговым агентом, обязан исчислить, удержать у сотрудника и уплатить в бюджет налог на доходы физических лиц:
- по ставке 13% - для резидентов (если сотрудник находится в России более 183 календарных дней в течение 12 последних месяцев). При этом он имеет право на стандартные налоговые вычеты;
- по ставке 30% - для нерезидентов.
Удержанный с дохода НДФЛ уплачивается в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня её перечисления на счёт работника.
Не относятся к объекту налогообложения выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав). К таким договорам относятся договоры аренды имущества, в том числе договоры аренды транспортного средства без экипажа. Поэтому арендная плата, причитающаяся сотруднику за аренду имущества, в том числе транспортного средства без экипажа, не облагается страховыми взносами. Она также не облагается взносами на обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (ст. 5 Федерального закона от 24 июля 1998 года № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
