Аккредитация иностранных представительств. Полный обзор. Аккредитация представительств иностранных компаний

Прежде всего, необходимо рассмотреть, что такое «представительство юридического лица». Обычно в гражданском обороте имеют дело с юридическими лицами напрямую.Однако законом в РФ предусмотрено, что каждое юридическое лицо может иметь свое представительство, через которое оно осуществляет свою деятельность. То есть представительство – это обособленное подразделение или своего рода филиал, который не регистрируется в качестве отдельного юридического лица, но которое ведет деятельность и представляет интересы головной организации. Другими словами, представительство открывают, как правило, в других городах или районах и осуществляют через них свою деятельность. Головное юридическое лицо, создавшее представительство, выделяет денежные и имущественные средства для работы своего обособленного подразделения. Также руководство юридическим лицом (компанией) разрабатывает внутренние правила и положения для функционирования представительства. Для осуществления руководством представительства главным юридическим лицом назначается руководство, которое действует на основании доверенности.
Представительство не действует само по себе. В документах создавшей его компании указывается представительство, а в документах представительства указывается юридическое лицо, его создавшее. Связано это с тем, что представительство не имеет статуса юридического лица, что ограничивает уровень ответственности представительств и повышает возможные риски для контрагентов. Следует понимать, что ответственность за действия представительства несет создавшее ее юридическое лицо, поэтому необходимо внимательно относиться не только к документам представительства, но и головной компании.
Согласно действующему законодательству, представительство не может вести деятельность, которая напрямую направлена на получение прибыли. Главная цель представительства – представление интересов головной организации, проведение переговоров от ее имени, налаживание работы с контрагентами. Так, представительство банка не может само по себе оказывать банковские услуги, оно может только заключать договоры. В этом основное отличие филиала от представительства: филиал как раз не только может, но и должен осуществлять все (или какую-то часть) функции главного юридического лица, а также выполняет и функции представительства (хотя иногда в одном городе могут быть и представительства, и филиалы). То есть функции филиала шире, чем функции представительства, и филиалы имеют право заниматься хозяйственной деятельностью.
Документами, необходимыми для деятельности представительств являются: учредительные документ основного юридического лица, положения о представительстве (утвержденное головной организацией), а также доверенность, которая выдается руководителю обособленного подразделения. Эта доверенность может быть выдана на все действия или только на какие-то определенные.
Для функционирования представительства необходимо пройти процедуру его аккредитации. Как правило, к вопросу аккредитации представительств обращаются иностранные организации, которые планируют начать работу на территории России. Обычно в подобных случаях имеется в виду «постоянные представительства» (по-английски, это называется «representative office») или представительства (иногда это бывают филиалы), которые прошли аккредитацию, предусмотренную российским законодательством.
Как правило, иностранная организация открывает свое представительство на территории другой страны для представления и защиты ее интересов. Поэтому насколько правильно быстро данное представительство будет аккредитовано, зависит работа и эффективность деятельности представительства.
Прежде всего, для работы представительства необходимо поставить в обязательном порядке данное представительство на налоговый учет и получить соответствующее свидетельство.
Аккредитация представительства иностранной организации подразумевает – это официальное разрешения в соответствующем государственном органе (это может быть Государственная регистрационная палата при Минюсте России, Торгово-промышленная палата и другие) и внесение данной иностранной организации в базу данных Сводного государственного реестра. Правила учета и особенности постановки и получения аккредитации иностранными представительствами на территории Российской Федерации регулируются Министерством финансов Российской Федерации. Среди законодательных актов следует выделить Федеральный закон РФ «О государственном регулировании внешнеторговой деятельности», также следует упомянуть Федеральный закон РФ «Об иностранных инвестициях в РФ», некоторые вопросы продолжают подпадать под правила, прописанные в Постановлении Совета Министров СССР, где утверждались главные положения о нормах действия иностранных компаний, банков и их представительств в Советском союзе. По закону, срок получения разрешения на ведение деятельности (аккредитации) представительства составляет 18 рабочих дней. В случае необходимости данный срок мог быть определен как пять рабочих дней. Для получения аккредитации представительства необходимо уплатить государственную пошлину (сбор). За аккредитациию филиалов как правило взимается пошлина не больше 120 тысяч рублей. С представительства пошлина не должна взиматься, согласно законам. Также, кроме госпошлины, законодательство предусматривает уплату сбора Рег. Палате Государства. Размер взноса составляет на сегодняшний момент не менее 500 и не более 2500 долларов США. Размер его зависит от срока, на который производится аккредитация – от 1 до пяти лет.
Рассмотрим перечень документов, которые необходимы для подачи и получения аккредитации иностранному представительству:
- прежде всего, необходимо заполнить письменное заявление от головного юридического лица, содержащее просьбу открыть представительство любой иностранной компании на территории любого города Российской Федерации,
- далее обязательно необходимо приложить Выписку, которая содержит официальные сведения из торгового реестра страны, из которой происходит иностранное юридическое лицо или любой другой официальный документ, который подтверждает факт регистрации данного юридического лица, имеющего иностранное гражданство, в полном согласии с законаим страны, где находится юридическрое лицо. Следует особо подчеркнуть, что данные документы должны иметь апостиль, а также нотариальный перевод на русский язык.
- также подается Устав или учредительный договор (в зависимости от страны происхождения компании и действующего законодательства, а также формы организации компании) юридического лица, оформленного за границей. Когда законы страны, в которой зарегистрировано иностранное юридическое лицо, не предусматривают для организации обязательного существования уставных документов (из которых наиболее важен учредительный договор), то должен быть предоставлен документ, подтверждающий данное положение, который выдается уполномоченным на это органом в стране регистрации. Эти документы также подаются с их нотариальным переводом.
- далее обязательно следует приложить решение иностранного юридического лица (компании) об открытии своего представительства или филиала в России,
- к моменту подачи документов необходимо уже иметь утвержденное Советом директоров или собственником Положение, где есть все необходимые данные представительства (оно также должно быть составлено на двух языках или иметь перевод, желательно с нотариальным удостоверением подписи переводчика).
- при открытии представительства в России необходимо заручиться поддержкой банка, которая выражается в рекомендательном письме банка, который ведет и обслуживает счета иностранного юридического лица в стране его регистрации (стране происхождения), с подтверждением его платежеспособности (следует особо подчеркнуть, срок действия данного документа – 6 месяцев с момента его выдачи),
- в пакете документов на аккредитацию также должны быть рекомендательные письма от российских деловых партнеров юридического лица (обычно представляется не менее двух писем, и лучше всего, чтобы компании работали на российском рынке не один-два года, а также хорошо зарекомендовали себя),
- обязательно должна быть нотариально заверенная копия генеральной (как правило, это все-таки обычная доверенность, но так как она содержит большой круг полномочий, то и называется в обиходе – генеральная) доверенности, согласно которой глава представительства юридического иностранного лица наделяется всеми полномочиями, которые предусмотрены законом. Как правило, данная доверенность пишется на иностранном языке, поэтому для ее удостоверения у российского нотариуса она должна быть переведена на русский язык, подпись переводчика должна быть нотариально удостоверена, а потом с этого перевода с нотариальным удостоверением уже снимается обычная нотариальная копия,
- для поверки необходимо также представить документ, который подтверждал наличие постоянного адреса представительства. Это может быть договор купли-продажи недвижимого имущества на имя иностранного юридического лица, открывающего представительство, или договор аренды нежилого помещения. В последнем случае лучше всего заключать долгосрочный договор аренды (российским законодательством предусмотрен как краткосрочный договор – на 11 месяцев (он нигде не регистрируется, а хранится только у собственника и арендатора) и долгосрочный – на срок более 5 лет, в этом случае он регистрируется в специальном регистрирующем органе). Если компания заключает договор субаренды, то необходимо предоставить также и договор аренды, на основании которого арендатор сдает это помещение в аренду. Практика показывает, что также часто требуются и правоустанавливающие документы собственника: на основании чего ему принадлежит это помещение,
- в пакете документов для аккредитации также подается и справка из налогового органа зарубежного государства (где зарегистрировано юридическое лицо). Она пишется в произвольной форме, но обязательно должна содержать следующие сведения: сведения, подтверждающие, что данная компания зарегистрирована на территории государства в качестве налогоплательщика, и второе – код налогоплательщика компании или аналогичные данные,
- если компания открывает представительство за пределами Москвы (а открыть представительство можно в любом регионе, по желанию компании), то для получения аккредитации от администрации данного региона (это может быть администрация края, области, республики и даже национальный округ) необходимо представить официальное письмо о согласовании с этой администрацией открытия представительства компании. Именно администрации изначально необходимо доказать, что открытие представительства в данном регионе имеет смысл и будет выгодно региону.
Также в Государственную регистрационную палату подаются сведения, содержащие полное и сокращенное наименование компании, открывающей представительство. Необходимо четко указать (а лучше подтвердить соответствующими документами) время ее создания и местонахождения. В документах, представленных на рассмотрение, должна содержаться информация о предмете деятельности компании, ее главных органах управления и руководства (следует помнить, что руководство компании должно быть отражено также в уставе или положении о компании и представительстве). В любом виде (это может быть указано в заявлении в развернутом виде или в Положении о представительстве), на рассмотрение должна быть представлена информация о перспективах и планах развития представительства, а также о бизнес – отношениях с партнерами в России и вариантах дальнейшего сотрудничества. Надо также представить документ, содержащий сведения об основных планируемых видах деятельности представительства.
Вместе со всеми документами подается копия паспорта руководителя представительства. Если этот представитель – российский подданный, то от него достаточно простой ксерокопии. Если же будущий руководитель представительства на территории РФ иностранный гражданин – то от него требуется нотариально удостоверенный перевод на русский язык его паспорта (или любого другого удостоверения личности, заменяющего паспорт).
Следует также подчеркнуть, что, если руководитель представительства является российским гражданином, то от него еще требуется копия Свидетельства о его постановке на налоговый учет (или по-другому, копия Свидетельства о присвоении ИНН).
Необходимо также помнить, что все иностранные документы, представленные для рассмотрения в государственные органы, должны содержать отметку о консульской легализации (так называемый «апостиль»). Однако следует внимательно изучить данный вопрос, так как со многими государствами Российская Федерация заключила соглашения об отмене подобной процедуры. Если такое заключение существует с определенной страной, то для документов из этой страны, легализация не требуется.
В то же время, все предоставляемые для аккредитации документы должны быть заверены или у любого нотариуса, или в консульском учреждении. Также данные документы должны содержать перевод, удостоверенный нотариусом. Особо хотелось бы подчеркнуть, что подписи на всех решениях и доверенности должны быть заверены нотариально. Если в России нотариус удостоверяет доверенность целиком, разъясняя ее содержание и проверяя, насколько подписывающий ее человек понимает, что он делает, то за рубежом нотариус удостоверяет только подписи на документы, подтверждая, что человек, подписывающий документ, действительно тот, кто назван в документе, и что он отдает отчет в своих действиях. Что же касается решений, то здесь действия нотариусов схожи – они просто удостоверяют, что человек, подписывающий данный документ, действительно тот, кто в нем назван.
Особо хочется подчеркнуть, что, если на документе будет отсутствовать нотариальное подтверждение полномочий, подписывающих их людей, то в пакете документов должны быть представлены дополнительные сведения, которые официально бы могли подтвердить их полномочия. К таким документам можно отнести: резолюции о назначении указанных должностных лиц, свидетельства о данных назначениях, это также может быть выписка из реестра компании с указанием полномочий данных должностных лиц и т.д. А вот само положение о представительстве принимается только с нотариальным удостоверением подписи человека, который подписал данное положение.
Будьте внимательны к документам, входящим в пакет, необходимый для получения аккредитации. Как правило, все эти требуемые документы могут быть рассмотрены в течение одного года с момента их выдачи. Кроме, разумеется, рекомендательных писем, которые не имеют срока годности.
По закону, аккредитация предоставляется на срок от одного до пяти лет. Закон при этом предусмотрел право иностранных компаний продлевать срок подобной аккредитации сколько удобно раз. Аккредитацию выполняет Государственная регистрационная палата при Министерстве Юстиции Российской Федерации (она находится в Москве). Не смотря на то, что представительство может быть открыто в любом регионе, крупном городе или маленькой деревне, регистрация любых представительств все равно осуществляется в регистрационной палате Москвы. Ибо именно там находится единый реестр представительств. Внесение в данный реестр сведений является обязательным для всех открываемых представительств, и это не зависит от того, каким образом они аккредитованиы и к какой организации относятся.
По получении соответствующего разрешения на открытие представительства нужно получить свидетельство, в наиболее полной мере подтверждающее право организации открыть данное представительство и работать на территории России. Затем представительство необходимо поставить на налоговый учет в налоговую инспекцию по местонахождению данного представительства. Так же, как и российские компании, представительство иностранной компании должно подлежать обязательному учету во внебюджетных фондах. После этого обычно получают коды статистика из Роскомстата. Параллельно этому или затем необходимо изготовить печать для представительства (это может быть одна или несколько печатей, в зависимости от величины и объема деятельности представительства). И не следует забывать об открытии расчетного счета в банке. Здесь также нет ограничений по количеству счетов или банков-партнеров: для удобства работы представительство может иметь несколько счетов, открытых в одном или нескольких банках.
При проведении процедуры аккредитации необходимо помнить, что если сотрудник данного представительства – иностранное лицо, то ему тоже необходима аккредитация, точнее «персональная аккредитация». Обычно, таким сотрудникам еще нужна и визовая поддержка.
Руководителю представительства необходимо помнить, что, согласно действующему законодательству, глава представительства любой иностранной организации обязан раз в полгода направлять отчет, содержащий сведения о деятельности представительства за отчетный период. Данный отчет направляется органу, который выдавал разрешение на открытие данного представительства. Форма отчета находится в свободном доступе на сайте Государственной регистрирующей палаты РФ в разделе «Перечень документов для продления срока аккредитации представительства».
Следуя всем этим указаниям, компания легко получит разрешение на открытие представительства и сможет начать работать.